Le point de départ était une absence de maturité numérique (utilisation de fichier Excel). Leurs besoins principaux étaient :

Quitter la gestion papier et Excel pour passer à un outil 100% numérique (un projet pur de digitalisation)

Gestion comptable et financière : Gérer tout le flux des achats (demandes d'achats, commandes, factures) et des ventes (billetterie, expo).

Pilotage budgétaire (Subsides) : C'est leur besoin le plus critique. Fonctionnant avec des aides publiques (subsides), ils devaient absolument pouvoir lier leurs dépenses à des budgets stricts et avoir un outil d'analyse (monitoring) pour savoir exactement où ils en étaient de leur budget.

Unification et Suivi : Centraliser l'information pour éviter les pertes de données liées aux absences du personnel et au traitement manuel.

La solution intégrée est fortement orientée sur les flux financiers :

Flux d’achats : Mise en place d’un circuit de validation via Studio pour sécuriser et monitorer les dépenses.

Développement / Customisation : Création d’un lien spécifique (matching) entre les Bons de Commande (PO) et les factures fournisseurs.

Spécificité : Adaptation pour permettre à des prestataires externes (artistes, photographes) de facturer via une entité tierce (comme Smart) tout en gardant le lien avec le bon de commande initial.

Ventes : Gestion de la billetterie et des événements, avec personnalisation pour gérer les capacités limitées (ex : quotas de tickets par exposition).

Accompagnement : Soutien massif durant la transition avec de la formation et du support sur place (présence quasi hebdomadaire au début du projet).

Simplification de la vie quotidienne : Le passage d'Excel à un outil intégré a drastiquement réduit les opérations manuelles.

Accessibilité de l'information : Toutes les données (factures, bons de commande) sont centralisées et accessibles par toute l'équipe, résolvant le problème de la perte d'informations lors d'absences.

Fiabilité des données : Le système de bons de commande liés aux factures garantit la fiabilité des informations financières.

Pilotage budgétaire facilité : Grâce à l'analytique, ils ont désormais une vue en temps réel sur l'utilisation de leurs subsides, ce qui était très difficile à obtenir auparavant avec Excel.