BRITCHAM faisait face à plusieurs défis opérationnels nécessitant une transformation digitale structurée :

Gestion des membres complexe : Avec des adhésions individuelles, corporate et un programme jeunes professionnels, BRITCHAM nécessitait une solution capable de gérer différents types de membres, leurs statuts, renouvellements et avantages associés de manière centralisée.​

Organisation d'événements intensive : L'organisation propose un calendrier événementiel dynamique (conférences, briefings, galas, délégations) avec des besoins de gestion des inscriptions, billetterie différenciée et suivi des participants.​​

Communication segmentée : La nécessité de communiquer de manière ciblée avec différents segments (membres EU vs Belgium, jeunes professionnels, secteurs spécifiques) exigeait des outils de marketing automation sophistiqués.​

Digitalisation des processus administratifs : Automatisation des tâches répétitives (facturation, rappels, renouvellements) pour libérer l'équipe des tâches à faible valeur ajoutée.​

Visibilité et reporting : Besoin d'indicateurs clés de performance pour piloter la croissance, mesurer l'engagement et prendre des décisions data-driven.

Idealis Consulting a déployé une solution intégrée basée sur Odoo et Smart Membership, spécifiquement conçue pour les chambres de commerce et organisations à membres.​

Architecture digitale complète

La solution implémentée centralise l'ensemble de l'écosystème digital de BRITCHAM sur une plateforme unique, permettant une gestion fluide de bout en bout. Smart Membership constitue le cœur du système, offrant une gestion sophistiquée des membres avec profils enrichis, segmentation avancée et automatisation des processus d'adhésion.​

Le portail membre exclusif permet aux adhérents de gérer leur profil, renouveler leur adhésion, s'inscrire aux événements, accéder à du contenu premium et consulter leur historique de facturation en self-service. Cette autonomie réduit considérablement la charge administrative tout en améliorant l'expérience membre.​ 

Modules Odoo déployés (export base de données BRITCHAM)

Gestion commerciale et membres :

• Sales : Gestion des ventes et cotisations
• CRM : Suivi des opportunités et prospects
• Subscriptions : Gestion des renouvellements automatiques
• Smart Membership - Base : Module core de gestion des adhésions impactant les autres modules Odoo

Communication et marketing :

• Email Marketing : Campagnes ciblées
• Marketing Automation : Workflows automatisés
• SMS Marketing : Communication mobile
• Social Marketing : Gestion réseaux sociaux

Événementiel :

• Events : Organisation et gestion complète
• Appointments : Prise de rendez-vous
• Surveys : Enquêtes de satisfaction
• Meeting Rooms : Réservation de salles

Digital et contenu :

• Website : Site web institutionnel
• eCommerce : Vente en ligne de cotisations/événements
• Blog : Portal Blog
• Documents : Gestion documentaire centralisée
• Knowledge : Base de connaissances

Finance et administration :

• Accounting (Belgique) : Comptabilité localisée
• Invoicing : Facturation automatisée
• Expenses : Gestion des frais
• Project : Gestion de projets

Outils collaboratifs :

• Discuss : Messagerie interne
• Calendar : Planification
• Planning : Gestion des ressources
• Studio : Personnalisation interface

Fonctionnalités Smart Membership spécifiques

Adhésions flexibles : Gestion des membres individuels, corporate (entreprises membre avec employés bénéficiaires), multi-adhésions et cotisations proratisées.​

Événements exclusifs : Création d'événements réservés à certains types de membres avec billetterie différenciée, automatisation des communications pré/post-événement et liste de participants configurable.​

Automatisation poussée : Workflows de relance automatique, création d'opportunités CRM depuis les événements, envoi de badges et enquêtes de satisfaction.​

Pour l'organisation

Efficacité opérationnelle accrue : L'automatisation des processus administratifs (facturation, relances, renouvellements) a permis à l'équipe de BRITCHAM de se concentrer sur des missions à forte valeur ajoutée comme l'animation de la communauté et le développement de nouveaux services.​

Vision 360° en temps réel : Les tableaux de bord BI offrent une vue consolidée des performances avec accès immédiat aux métriques critiques pour piloter la croissance et ajuster la stratégie.​

Centralisation totale : L'intégration native entre tous les modules Odoo élimine les silos d'information et assure une cohérence des données entre les équipes (marketing, finances, événementiel).​

Pour les membres

Expérience digitale fluide : Le portail self-service permet aux membres de gérer leur adhésion 24/7, s'inscrire aux événements en quelques clics et accéder à du contenu exclusif selon leur niveau d'adhésion.​

Communications personnalisées : La segmentation avancée assure que chaque membre reçoit des informations pertinentes alignées avec ses centres d'intérêt et son profil (secteur, type d'adhésion, historique de participation).​

Networking optimisé : L'annuaire des membres intégré et les outils collaboratifs facilitent les mises en relation et renforcent le sentiment d'appartenance à la communauté.​

Impact business

Croissance maîtrisée : L'architecture modulaire permet à BRITCHAM d'ajouter de nouvelles fonctionnalités au fur et à mesure de son développement sans réinventer le système.​

Réduction des erreurs : L'automatisation et la centralisation des données ont considérablement diminué les risques d'erreurs humaines dans la gestion des renouvellements et de la facturation.​