Vous envisagez de gérer prochainement votre comptabilité avec Odoo ?
Quelles sont les activités comptables à mener pour démarrer ? Quel est le meilleur timing ? Quelles sont les approches recommandées par notre équipe ?
Vous utilisez actuellement Winbooks, Sage BOB 50, Horus, Exact Online ou Falco et vous envisagez de migrer vers Odoo ? En tant que partenaire intégrateur Odoo Gold certifié, Idealis Consulting accompagne les entreprises belges dans cette transition, quelle que soit leur solution comptable actuelle.
Pourquoi migrer vers Odoo pour votre comptabilité ?
- Une plateforme unique pour la comptabilité, la facturation, les achats, les ventes et la gestion des stocks, fini les doubles saisies entre plusieurs logiciels.
- La synchronisation bancaire automatique (via Ponto ou import CODA) qui réduit considérablement le temps de rapprochement.
- La conformité au plan comptable belge et la gestion native de la TVA belge, de la déclaration intracommunautaire et des listings clients.
- La connexion native au réseau Peppol pour l'envoi et la réception de factures électroniques conformes, devenues obligatoires en Belgique depuis janvier 2026.
- Un coût total de possession souvent inférieur aux solutions traditionnelles, avec un modèle d'abonnement transparent et sans frais cachés par module.
Activités de base:
Planning
Commencez par définir un micro planning au format Gantt: semaines en colonnes; et en lignes: les activités à mener avec qui en est responsable à quelle échéance.
Démarrez et activez les configurations de base
Activez un Odoo: soit en mode SaaS ou bien sur https://odoo.sh/ ou sur un serveur à vous. Installez les apps: Accounting, Documents, Contacts.
Activez les utilisateurs et précisez leurs droits. Installez le package fiscal de la société concernée, nommé "localisation" en langage Odoo.
Complétez les coordonnées de votre société (mentionnez bien le pays) et chargez votre logo.
Préparez vos premiers fichiers d'import
Créez vos fichiers d'import -format Excel- à partir de votre outil comptable actuel, à savoir (Winbooks, Sage BOB 50, Horus, Exact Online, Falco, etc.) :
- Les fournisseurs
- Les clients
- Vos comptes analytiques
- Vos articles et produits qui sont vendus
Check du plan de comptes
Vérifiez et corrigez les différences entre le plan de comptes standard Odoo et votre plan de comptes. C'est peut-être l'occasion de réduire le nombre de comptes, et de vous coller au standard. Si vous migrez depuis Winbooks ou Sage BOB, notez que la numérotation des comptes peut différer du plan comptable belge standard intégré dans Odoo : prévoyez du temps pour cet alignement.
Création des journaux
Créez manuellement vos journaux.
Check des codes TVA
Vérifiez et corrigez les différences entre votre plan de taxes et le standard Odoo. C'est peut-être l'occasion de revoir vos codes pour revenir à du standard. Vérifiez aussi les régimes fiscaux. Les codes TVA de Winbooks, Sage BOB ou Horus ne correspondent pas toujours exactement aux codes Odoo : un mapping précis est indispensable pour éviter toute erreur dans vos déclarations TVA belges.
Enrichir les tiers
Importez vos fournisseurs et vos clients. Assurez-vous qu'ils disposent bien d'une adresse, d'un compte bancaire, d'un régime fiscal et de conditions de paiement. Vous devrez créer préalablement vos banques comme des contacts dans le système avec un code BIC.
Enrichir les articles
Importez vos articles. Assurez-vous que vos articles disposent de codes taxes par défaut à l'achat et à la vente, et des comptes comptables de produit et d'achat.
Check des comptes analytiques
Importez vos comptes analytiques. Il existe plusieurs niveaux. Cette étape demande réflexion. Des encodages analytiques peuvent être automatisés par compte comptable ou par article.
Création des comptes bancaires
Créez manuellement vos journaux bancaires, en y associant un compte en banque et des comptes comptables. Précisez le mode de paiement: manuel, SEPA, autre.
Activités de reprise:
Compte de résultats
En démarrant en début d'exercice comptable, votre compte de résultats est à 0. Vous pouvez donc commencer à utiliser Odoo et à encoder, au 1er jour de votre exercice. Sous réserve que les activités de base aient été menées à bien.
Reprise de l'encours
Fixez une date de fin d'usage de votre logiciel actuel, date la plus proche possible de la date de fin de l'exercice comptable. Préparez une dernière liste de paiements fournisseurs et exécutez-les auprès de vos banques.
Ensuite, importez les factures ouvertes dans Odoo, au 1er jour de l'exercice, via l'option d'import, sous forme d'OD (la contrepartie est un compte 49 ou 44). Idem coté clients (contrepartie 49 ou 40). Importez ces données dans un journal d'ouverture, ce sera plus propre.
Extraits de banque
Commencez à synchroniser vos banques avec Ponto (ou un autre provider disponible), ou importez vos fichiers CODA (ou .csv.), au 1er jour de votre exercice. Paramétrez vos modèles de réconciliation automatique. Commencez à réconcilier vos factures de reprise d'encours et vos nouvelles factures encodées.
OD d'ouverture
Vous pouvez commencer à exploiter un bilan, en important une OD d'ouverture temporaire. Laissez-là en brouillon, le temps pour vous de gérer votre clôture dans votre ancien outil. Vous pourrez revenir sur l'OD et la modifier quand vous aurez vos données définitives de clôture/ouverture. Pensez à annuler vos valeurs sur les comptes 49 et/ou 40/44 pour ne pas déséquilibrer vos OD d'ouverture.
Exercices antérieurs
Vous pouvez charger le solde des comptes au dernier jour de l'exercice précédent votre démarrage dans Odoo, et exécuter votre première clôture dans Odoo, afin de démarrer l'exercice proprement. Cela permet aussi de disposer facilement d'un exercice précédent.
Vous pouvez aussi importer des balances mensuelles ou annuelles, via OD, pour disposer de comparatifs.
Amortissements
Importez vos valeurs nettes d'inventaire à la date de reprise, en précisant les durées, le modèle d'amortissement et la valeur déjà amortie. Odoo va recalculer vos amortissements et générer les écritures qui restent, en brouillon.
Vous pouvez reprendre votre comptabilité avec Odoo, en cours d'exercice. Dans ce cas vous devrez, pour la période concernée:
Importer toutes vos factures (clients et fournisseurs) depuis le 1er jour de votre exercice, réimporter vos extraits de banque également sur cette période, et réconcilier à nouveau toutes vos pièces.
Charger à nouveaux vos OD: salaires, diverses, crédits, etc.
Réaliser un travail de vérification des balances et des numéros de pièces pour vous assurer que l'exactitude de votre reprise.
Cette approche n'est pas à exclure, mais elle demande un temps considérable. Notre expérience nous a appris à nous limiter à trois mois maximum comme période à reprendre.
Passer de Winbooks, Sage BOB ou Exact Online à Odoo par import automatique
De clients nous demandent régulièrement s'il est possible de reprendre une comptabilité complète depuis un autre outil comptable, dans Odoo, par un 'script' ou autre import sophistiqué.
Il existe une solution Odoo adaptée avec Winbooks. Mais dans tous les cas, nous préconisons l'approche 1 ou 2.
Que vous souhaitiez passer de Winbooks à Odoo, migrer depuis Sage BOB 50 vers Odoo, ou encore quitter Horus ou Exact Online pour Odoo, notre équipe d'experts évalue avec vous la faisabilité et le périmètre d'un import automatisé. Dans la majorité des cas, une migration propre par les approches 1 ou 2 reste préférable pour garantir l'intégrité de vos données et la conformité de votre comptabilité dans Odoo.
Odoo Comptabilité et la facturation électronique Peppol : êtes-vous en conformité ?
En tant que partenaire intégrateur Odoo, Idealis Consulting peut vous accompagner dans la configuration de votre connexion Peppol dans Odoo, la validation de vos flux de facturation entrants et sortants, et la formation de vos équipes à ces nouveaux processus.
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