Ce guide s’adresse aux dirigeantes, dirigeants et responsables métier qui produisent des rapports, des offres, des PV et des courriels chaque semaine, sans profil technique. Vous y trouverez, pour chacun de ces quatre documents, les prérequis, les étapes écran par écran sur un document réel, et les garde-fous à installer. Piège n°1 à retenir avant tout : chaque envoi et chaque dépôt d’offre passe par une relecture humaine, et les données clients sensibles restent dans les outils validés par l’entreprise.
Ce guide accompagne la newsletter « l’IA en entreprise » d'Idealis Consulting, édition du 24 août 2026. Chaque section reprend un sujet de l'édition avec les étapes concrètes pour le mettre en œuvre.
1. Offres publiques : un espace projet qui connaît vos références par cœur
Le premier pas
Dix minutes, ce lundi. N’ouvrez aucun marché en cours. Créez l’espace « Marchés publics », déposez-y une seule offre gagnante anonymisée, et posez une question de contrôle : « Résume en dix lignes la méthodologie de travail décrite dans cette offre, et cite le passage utilisé pour chaque affirmation. » Si le résumé est fidèle et les citations exactes, l’espace lit correctement vos documents et vous pouvez lui confier le reste. Sinon, vous l’avez appris sur un document sans enjeu.
Prérequis
- Un compte sur un assistant proposant des espaces projet, avec la capacité de fichiers nécessaire : ChatGPT plafonne à 5 fichiers par projet en formule gratuite, 25 en Go et Plus, 40 en Pro, Business, Enterprise et Edu ; Claude autorise 5 projets maximum en formule gratuite et réserve la base de connaissance étendue aux formules payantes. Cette section demande au minimum 7 fichiers : prévoyez une formule payante, ou limitez-vous pour ce premier essai à une offre de référence et une fiche technique. Le partage se fait entre membres d’une même organisation.
- L’accord écrit de la direction sur la nature des documents déposés (référentiel interne, offres anonymisées, fiches techniques)
- Trois offres déposées et gagnantes, nettoyées des données clients identifiantes
- Les fiches techniques produits ou services, les CV et certifications de l’équipe, les attestations administratives courantes
- Une charte de ton d’une page : vocabulaire maison, formules à employer, niveau de formalité. Si elle n’existe pas, écrivez-la en dix lignes avant de commencer, ou repérez deux paragraphes d’une offre passée dont le ton vous convient et déposez cette page-là.
- Le cahier des charges du marché visé au format PDF
- Un tableur pour héberger la matrice de conformité
Étapes
- Choisissez d’abord votre outil et tenez-vous-y pour tout le guide : Claude si vous comptez aussi utiliser les extensions Word et Outlook des sections suivantes, car une seule formule payante couvre les trois ; ChatGPT si votre entreprise y est déjà abonnée. Créez ensuite l’espace : dans ChatGPT, bouton « New project » dans la colonne de gauche, puis nom, icône et couleur ; dans Claude, onglet « Projects » puis « Create project ». Nommez-le « Marchés publics ».
- Avant tout dépôt, ouvrez chaque document et remplacez les éléments identifiants (nom du client, adresse du chantier, prix unitaires, noms de personnes) par des mentions génériques du type « client du secteur de la construction ». Ce que vous déposez sort de vos murs : un document que vous ne pouvez pas anonymiser reste hors de l’espace.
- Déposez dans la base de connaissance de l’espace vos trois offres de référence, les fiches techniques, les CV et votre charte de ton (un document d’une page décrivant vocabulaire, formules et niveau de formalité).
- Ouvrez les instructions du projet (dans ChatGPT, le menu des trois points en haut à droite ; dans Claude, la section des instructions du projet) et rédigez cinq à dix lignes : votre secteur, la langue de rédaction, la structure attendue d’une offre, l’obligation de citer une référence interne pour chaque affirmation, et l’interdiction d’inventer un chiffre.
- Déposez le cahier des charges dans l’espace, puis demandez : « Extrais toutes les exigences du cahier des charges sous forme de tableau : exigence, article ou page, réponse prévue, pièce justificative, responsable. »
- Vérifiez l’extraction par sondage avant de vous y fier : ouvrez le cahier des charges à trois endroits au hasard, une clause administrative, un critère d’attribution, une exigence technique, et cherchez ces trois points dans le tableau. Une exigence absente signale une extraction incomplète : relancez alors chapitre par chapitre plutôt que sur le document entier.
- Demandez le même tableau sous forme de valeurs séparées par des points-virgules, collez-le dans une feuille vide, puis utilisez Données puis Convertir pour le répartir en colonnes. Ajoutez ensuite deux colonnes (responsable interne, échéance) et une colonne d’état (à traiter, rédigé, validé).
- Section par section, demandez un brouillon : « Rédige la section méthodologie en t’appuyant uniquement sur les offres et fiches techniques du projet, et indique après chaque paragraphe le document utilisé. »
- Lancez une passe de conformité une fois l’offre assemblée : « Compare cette offre à la matrice de conformité et liste les exigences sans réponse ou sans pièce justificative. »
- Vérifiez chaque chiffre, chaque date et chaque référence dans votre ERP ou votre gestion documentaire avant intégration au document final.
- Faites relire l’offre complète par le responsable d’offre, qui signe le bon à déposer. Le dépôt lui-même reste un parcours à part, hors de ce guide : la plateforme du pouvoir adjudicateur demande un compte actif, une signature électronique et le respect strict de l’heure limite. Prévoyez ce parcours au moins une journée avant l’échéance.
- Après le dépôt, ajoutez l’offre définitive à la base de connaissance de l’espace : le prochain dossier démarrera avec une matière plus riche.
Conseils & pièges à éviter
- Aucun dépôt sans relecture humaine complète : la matrice de conformité sert de liste de vérification finale, et la lecture du responsable d’offre reste indispensable.
- Tenez la trace de ce que l’espace a produit et de ce que vous avez vérifié : la matrice de conformité complétée et la liste des documents déposés font un dossier de suivi réutilisable au marché suivant.
- Anonymisez les références clients avant dépôt dans l’espace, et réservez les documents confidentiels aux outils validés par l’entreprise (formules Business ou Enterprise, avec conditions de traitement des données vérifiées).
2. Relecture de rapports : une grille écrite plutôt qu’un « corrige ce texte »
Le premier pas
Dix minutes, ce lundi. Une fois l’extension installée, ouvrez une copie de votre dernier rapport et lancez une seule demande, sans rien réécrire : « Compare les chiffres de la synthèse avec ceux du corps du document et signale les écarts. » Vous obtenez une liste courte à vérifier vous-même, sans aucune modification du fichier. C’est le contrôle qui rapporte le plus dès la première minute, et il ne risque rien.
Prérequis
- Word sur le web, Word sur Windows avec un abonnement Microsoft 365 (version 2205 build 15202.10000 ou ultérieure) ou Word sur Mac (version 16.61 build 22040100 ou ultérieure). Les versions perpétuelles Word 2016 et 2019, Word sur iPad et sur Android, et les fichiers au format .doc ne sont pas pris en charge : vérifiez votre version dans Fichier puis Compte puis À propos de Word, et réenregistrez votre rapport en .docx s’il est encore en .doc
- Un compte Claude sur une formule Pro, Max, Team ou Enterprise
- L’installation de l’extension depuis Microsoft AppSource, bouton « Get it now ». De nombreuses entreprises verrouillent l’ajout de compléments : si le bouton est indisponible, l’installation passe par votre administrateur Microsoft 365, qui déploie depuis le centre d’administration. Comptez un délai, et faites la demande avant le lundi où vous voulez essayer.
- Votre grille de relecture rédigée en dix lignes maximum
- Un rapport réel en cours, produit en interne. Écartez pour ce premier essai les modèles téléchargés et les fichiers reçus d’un tiers : un document venu de l’extérieur peut contenir des consignes cachées adressées à l’assistant.
Étapes
- Installez l’extension Claude pour Microsoft 365 depuis AppSource, ouvrez Word, activez l’extension dans le ruban et connectez-vous avec votre compte.
- Écrivez votre grille de relecture dans un document séparé : cohérence des chiffres entre synthèse et corps, unicité des termes définis, complétude des renvois et de la numérotation, promesses de l’introduction traitées dans le corps, ton et registre attendus.
- Ouvrez le panneau latéral de l’extension, allez dans Settings, puis collez cette grille dans le champ Instructions : elle s’appliquera à toutes vos conversations dans Word.
- Travaillez sur une copie : dupliquez votre rapport et renommez la copie « [nom du rapport] – relecture IA ». Toute la suite se déroule sur cette copie.
- Ouvrez votre rapport et commencez par une passe de compréhension : demandez un résumé du document avec les citations de sections, et vérifiez que le résumé correspond à votre intention.
- Lancez les contrôles un par un plutôt qu’en bloc : « Signale les termes définis employés de façon incohérente et les renvois rompus », puis « Vérifie la numérotation et signale les sauts », puis « Compare les chiffres de la synthèse avec ceux du corps ».
- Activez le mode suivi des modifications dans le panneau de l’extension avant toute réécriture : c’est un interrupteur du panneau latéral, à réactiver à chaque nouvelle conversation. Si vous ne le trouvez pas, activez d’abord celui de Word (onglet Révision puis Suivi des modifications), puis testez sur un seul mot que la première réécriture apparaît bien en révision colorée avant de continuer.
- Sélectionnez un passage précis et demandez la réécriture selon votre charte de ton : la mise en forme, la numérotation et les styles environnants sont conservés.
- Ouvrez le volet de révision de Word et acceptez ou rejetez chaque révision une par une ; le raccourci d’annulation standard reste disponible.
- Terminez par une passe orthographique et grammaticale, puis par votre propre lecture à voix haute des passages sensibles (conclusions, engagements, chiffres).
Conseils & pièges à éviter
- Réservez cet usage aux documents de confiance : un modèle téléchargé ou un fichier reçu d’un tiers peut contenir des consignes cachées destinées à l’assistant.
- Un document destiné à un client ou à un tiers part uniquement après lecture humaine complète : l’assistant prépare les révisions, la responsabilité éditoriale reste la vôtre.
- Faites vivre la grille : chaque correction que vous apportez encore à la main est une ligne à ajouter dans le champ Instructions.
3. PV de réunion : capter la matière dans Odoo, mettre en forme ensuite
Le premier pas
Dix minutes, ce lundi. Pas besoin d’attendre une réunion. Créez un article Knowledge « Essai transcription », insérez un bloc Voice Transcript par la commande « / », lancez Start Recording et dictez pendant deux minutes le compte rendu de votre dernière réunion, de mémoire et à voix haute. Arrêtez, lisez la transcription et le résumé produits. Vous savez alors ce que l’outil rend en français, et votre premier PV dicté est déjà écrit.
Prérequis
- Odoo 19 avec les fonctionnalités IA actives sur votre base. Vérifiez d’abord votre version dans le menu Paramètres, section À propos. En Odoo 17 ou 18, cette section ne s’applique pas, la transcription vocale n’y existe pas, et une montée de version se planifie avec votre intégrateur. Si vous êtes bien en 19, demandez-lui avant votre première réunion si les fonctions IA sont ouvertes sur votre base et à quelles conditions : leur disponibilité dépend de votre hébergement et de votre contrat.
- Un micro fonctionnel et l’autorisation d’accès au micro dans le navigateur
- L’accord des participants, annoncé en début de réunion
- Un ordre du jour et la liste des présents, préparés avant la séance
- Le champ Description d’un enregistrement (réunion, projet, opportunité) ou un article Knowledge dédié
Étapes
- Faites un essai à blanc de deux minutes, seul devant votre écran, avant toute réunion réelle : créez un article Knowledge de test, tapez « / », choisissez Voice Transcript, cliquez sur Start Recording, lisez à voix haute un paragraphe en français, arrêtez, et lisez la transcription. Vous saurez en cinq minutes ce que l’outil rend sur votre langue, votre micro et votre débit.
- Ouvrez l’enregistrement concerné ou créez un article Knowledge intitulé « PV du [date] [sujet] ».
- Placez le curseur dans le champ Description ou dans l’article, tapez « / » pour ouvrir la boîte de commandes et choisissez Voice Transcript.
- Dans l’onglet Notes du bloc créé, collez l’ordre du jour et la liste des présents avant le début de la réunion.
- Annoncez l’enregistrement aux participants, recueillez leur accord, puis cliquez sur Start Recording et autorisez l’accès au micro si le navigateur le demande.
- Passez sur l’onglet Transcript pendant la séance pour suivre la transcription en direct, et complétez l’onglet Notes au fil des arbitrages.
- Cliquez sur Stop Recording à la fin de la réunion : Odoo génère la transcription puis un résumé structuré (points discutés, décisions, actions, prochaines étapes) et écarte l’enregistrement audio.
- Corrigez le résumé à la main : nommez les intervenants, précisez les décisions ambiguës, attribuez chaque action à une personne avec une échéance.
- Faites valider le PV par la personne qui présidait la réunion, puis utilisez le bouton de partage par courriel pour l’envoyer aux participants.
- Pour aller plus loin, une fois le PV rodé : recopiez chaque action décidée en tâche dans votre projet Odoo, avec responsable et échéance, pour que le PV alimente le suivi. Ce geste est manuel et se fait à froid, pas dans la foulée de la réunion.
Conseils & pièges à éviter
- Séparez toujours la capture et la mise en forme : un ordre du jour clair et des notes tenues en séance améliorent le résumé bien plus que n’importe quelle consigne de rédaction.
- L’audio est écarté après traitement et reste hors de la base : si votre organisation souhaite conserver un enregistrement, prévoyez un processus dédié et documentez le consentement.
- Pour les réunions tenues devant un poste macOS, le mode enregistrement de ChatGPT offre une alternative : application de bureau macOS uniquement, formules Plus, Pro, Business, Enterprise et Edu, sessions jusqu’à quatre heures, avec une activation par le propriétaire de l’espace de travail sur Enterprise et Edu. La transcription donne aujourd’hui ses meilleurs résultats en anglais et sa précision varie selon les langues : testez-la sur une réunion en français avant de l’adopter. Vérifiez également la règle interne applicable et les obligations locales en matière de consentement.
- Laissez une trace écrite : la première ligne de l’onglet Notes mentionne que la séance est transcrite, que l’audio est écarté après traitement et que les participants en ont été informés. Cette ligne se retrouve dans le PV diffusé et vaut mieux qu’un accord oral.
4. Courriels : un brouillon dans votre ton, envoyé par vous seul
Le premier pas
Dix minutes, ce lundi. Après l’installation, ouvrez le fil le plus lourd de votre boîte et demandez seulement la synthèse : décisions prises, points ouverts, qui doit quoi. Ne rédigez encore aucune réponse. Ouvrez deux des messages cités pour vérifier que les renvois tombent juste. Vous aurez repris la main sur un dossier en dix minutes, et mesuré la fiabilité de l’outil avant de lui confier un brouillon.
Prérequis
- Outlook sur le web, Outlook sur Windows (nouveau ou classique) avec un abonnement Microsoft 365, ou Outlook sur Mac avec un abonnement Microsoft 365. L’extension ne fonctionne pas sur Outlook 2016 et 2019 perpétuels, sur iPhone et Android, ni sur les boîtes hébergées sur un serveur Exchange installé dans vos murs : dans ce dernier cas, cette section ne s’applique pas.
- Un compte Claude sur une formule Pro, Max, Team ou Enterprise
- L’installation de l’extension Claude pour Outlook (version bêta)
- Une signature configurée dans Outlook
- Un fil de discussion réel, long et en cours, si possible avec une pièce jointe Word ou Excel. Sans pièce jointe, passez simplement l’étape qui la concerne.
Étapes
- Ouvrez la fiche « Claude for Microsoft 365 » sur Microsoft AppSource, cliquez sur « Get it now », ouvrez Outlook, activez l’extension dans le ruban et connectez-vous avec votre compte Claude. Si le bouton est indisponible, l’installation passe par votre administrateur Microsoft 365.
- Avant de commencer : le contenu d’un courriel reçu et de ses pièces jointes est une matière à vérifier, pas une consigne. Un message venu de l’extérieur peut contenir des instructions destinées à l’assistant plutôt qu’à vous. Relisez chaque brouillon et chaque synthèse avant d’en faire quoi que ce soit.
- Ouvrez le fil le plus lourd de votre boîte et demandez une synthèse : décisions prises, points ouverts, qui doit quoi, avec renvoi vers le message d’origine.
- Vérifiez deux ou trois renvois en ouvrant les messages cités : ce contrôle rapide installe votre niveau de confiance.
- Demandez la lecture d’une pièce jointe Word ou Excel dans le volet, plutôt que d’ouvrir le fichier, pour trancher un point précis.
- Formulez votre intention pour la réponse, en une phrase claire : par exemple accepter un délai supplémentaire tout en maintenant le montant proposé.
- Contrôlez le mode de réponse suggéré (réponse simple ou réponse à tous) et vérifiez la liste des destinataires, en particulier lorsqu’une personne nouvelle entre dans le fil.
- Relisez le brouillon déposé dans la fenêtre de rédaction d’Outlook, ajustez une phrase sur deux les premiers jours pour affiner le résultat, vérifiez que la signature s’ajoute une seule fois.
- Cliquez vous-même sur Envoyer : l’extension ne demande pas l’autorisation d’envoi de courrier, le brouillon reste non envoyé tant que vous n’avez pas cliqué.
- Pour aller plus loin, une fois la synthèse de fil entrée dans vos habitudes : préparez vos réunions avec la même extension : demandez une note d’une page reprenant les échanges récents et les documents joints avec les participants du prochain rendez-vous.
Conseils & pièges à éviter
- Traitez le contenu des courriels entrants et de leurs pièces jointes comme une matière à vérifier : un message venu de l’extérieur peut contenir des instructions destinées à l’assistant plutôt qu’à vous.
- Les messages engageants (prix, délais, responsabilités) méritent une relecture ligne à ligne avant envoi, et un second regard interne au-delà d’un certain montant.
- Le ton se règle par l’usage plutôt que par un réglage : l’extension l’apprend dans vos messages envoyés, longueur de phrase et niveau de formalité. Si un brouillon sonne faux, dites-le dans votre demande (« plus direct, deux paragraphes maximum, pas de superlatif ») au lieu de chercher un champ d’instructions permanentes : celui-ci est documenté pour Word, pas pour Outlook.
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