Ce guide s’adresse à vous si votre usage de l’IA s’arrête aujourd’hui à la zone de discussion. Vous apprendrez à créer votre premier projet, à y installer un assistant de contenu nourri par le contexte de votre marque, à lire le ton de vos échanges clients dans Odoo, à capter vos idées à la voix et à constituer la mémoire écrite de votre entreprise. Chaque geste est décrit pas à pas, sans bagage technique. Avancez section par section, depuis un ordinateur, en gardant ce guide ouvert sur votre téléphone : comptez trente minutes pour la première section, deux à trois heures pour la deuxième, puis quarante-cinq minutes par semaine une fois le rituel installé.
Ce guide accompagne la newsletter « l’IA en entreprise » d'Idealis Consulting — édition du 3 août 2026. Chaque section reprend un sujet de l'édition avec les étapes concrètes pour le mettre en œuvre.
1. Le projet : la mémoire de votre assistant IA
Prérequis
- Un abonnement payant à ChatGPT (formule Plus) ou à Claude (formule Pro) : les projets font partie de ces formules. Pour vérifier si vous l’avez : si le menu latéral gauche affiche « Nouveau projet » ou « Projets », c’est bon.
- Un ordinateur (le geste est possible au téléphone, mais bien plus confortable au clavier).
- Deux ou trois documents Word ou PDF qui décrivent votre entreprise : plaquette, présentation, page « à propos »… même imparfaits.
Étapes
- Ouvrez ChatGPT ou Claude sur ordinateur. Dans le menu latéral gauche, cliquez « Nouveau projet » et nommez-le, par exemple « Mon entreprise ».
- Déposez vos documents : cliquez « Ajouter des fichiers » (icône + ou trombone selon l’outil) et sélectionnez vos fichiers Word ou PDF, exactement comme une pièce jointe d’e-mail.
- Ouvrez la zone « Instructions » du projet et écrivez trois ou quatre règles permanentes en français courant : qui vous êtes, à qui vous vous adressez, le ton à employer, ce qu’il faut éviter.
- Testez : ouvrez une nouvelle conversation DANS le projet et posez une question sur votre entreprise (« quels sont nos points forts pour un client du secteur X ? »). La réponse doit s’appuyer sur vos documents — c’est la preuve que la mémoire fonctionne.
- Prenez le réflexe : toute demande liée à votre entreprise se fait désormais dans ce projet, jamais dans une conversation isolée.
Conseils & pièges à éviter
- Créez un projet par grand sujet (un par enseigne, un pour le recrutement, un pour les offres…) : chacun garde son contexte propre, les réponses n’en sont que plus justes.
- Les documents déposés se remplacent : quand un chiffre change, supprimez l’ancien fichier et déposez le nouveau. Un projet se jardine une fois par mois.
- Les gestes sont les mêmes dans ChatGPT et dans Claude — vous pouvez maintenir les deux avec les mêmes documents et garder la même voix d’un outil à l’autre.
2. Un assistant qui trouve vos idées de contenu — et respecte votre ton
Prérequis
- Le projet créé à la section précédente (un par enseigne pour un groupe multi-enseignes : « Contenu — [nom de l’enseigne] »).
- La liste de vos 30 à 50 dernières publications avec leurs chiffres. Pour Facebook et Instagram : ouvrez Meta Business Suite (business.facebook.com), menu « Statistiques », rubrique « Contenu », bouton « Exporter les données ». Pour LinkedIn : sur votre page d’entreprise, onglet « Statistiques », rubrique « Publications », bouton « Exporter ». Vous obtenez un tableau donnant pour chaque publication sa portée (le nombre de personnes qui l’ont vue), les réactions, les commentaires et les clics. Comptez une vingtaine de minutes la première fois.
- Vos notes commerciales sur la clientèle de chaque enseigne : questions fréquentes, objections, occasions de consommation, saisonnalité.
- La charte de ton de la marque, même sommaire : mots à privilégier, niveau de familiarité, langues utilisées.
- Une personne clairement désignée pour relire et publier.
Étapes
- Ouvrez le projet de l’enseigne (créé à la section précédente). Tout le contexte de cette méthode vivra là, pas dans des conversations éparses.
- Rédigez un document « Profil d’audience » — un simple document Word ou Google Docs d’une page par enseigne suffit. Structurez-le en sections courtes : qui sont vos clients, ce qu’ils cherchent, ce qui les fait réagir, les formulations qui les touchent, les comptes et médias qu’ils suivent, les sujets à éviter. Déposez-le dans le projet (bouton « Ajouter des fichiers »).
- Créez le document « Motifs gagnants » : collez-y le tableau de vos publications exporté (voir prérequis), plateforme par plateforme, puis demandez à l’assistant d’extraire les mécaniques récurrentes des dix meilleures (format, longueur, type d’accroche, présence d’une photo, appel à l’action) et de les écrire sous forme de liste de motifs, sans citer les sujets. Enregistrez cette liste dans le document et déposez-le dans le projet.
- Ajoutez un document « Faits et chiffres » avec vos données vérifiées : nombre de couverts, années d’activité, provenance des produits, récompenses. Il servira de source unique pour tout élément factuel.
- Écrivez une bonne fois votre demande type et gardez-la dans un document « Ma demande — 10 idées » : chaque semaine, vous la copierez-collerez telle quelle dans une nouvelle conversation du projet. La voici : « Lis mes documents Profil d’audience et Motifs gagnants. Cherche sur Internet les sujets qui circulent depuis trente jours dans notre secteur (active la recherche web si l’option est proposée). Propose ensuite dix idées classées par réseau, chacune avec le motif utilisé, l’angle, une accroche, la preuve à apporter et une note de confiance justifiée en une phrase — les mieux notées en premier. »
- Lancez la demande, puis triez : gardez deux ou trois idées qui vous parlent immédiatement. Demandez pour chacune un plan détaillé et les éléments de recherche, en exigeant les sources.
- Rédigez vous-même le texte final à partir de ce plan. Reprenez vos mots, vos anecdotes de service, le prénom du chef ou de la vendeuse. C’est cette couche humaine qui distingue votre page.
- Créez le visuel dans votre outil habituel (Canva, par exemple), ou demandez une proposition à l’IA en fournissant votre palette et votre logo, puis ajustez.
- Planifiez la publication et enregistrez le résultat : à la fin du mois, collez les nouvelles statistiques dans « Motifs gagnants » et demandez une mise à jour des motifs. Le système s’affine à chaque cycle.
- Bloquez quarante-cinq minutes fixes par semaine dans votre agenda pour ce rituel : génération des idées, rédaction, relecture, programmation.
Conseils & pièges à éviter
- Piège numéro un : la publication automatique. Faites relire chaque texte et chaque visuel par une personne avant la mise en ligne, y compris les réponses aux commentaires.
- Distinguez bien le profil d’audience du profil client type utilisé en vente : le premier sert à créer un contenu qui touche, le second à qualifier un prospect.
- Exigez que tout chiffre cité provienne du document « Faits et chiffres » ou d’une source datée fournie par l’assistant, et vérifiez-la avant publication.
- Gardez les mêmes documents de contexte pour tous vos assistants : vous conservez ainsi la même voix, quel que soit l’outil utilisé le jour venu.
- Pour approfondir la méthode complète — profil d’audience, motifs gagnants, validation et notation des idées — lisez notre article Le système d’idéation de contenu par l’IA, décrypté, qui renvoie aussi vers la ressource originale de Kieran Flanagan.
3. Odoo lit le ton de vos échanges clients
Prérequis
- Cette mise en place se fait dans les réglages d’Odoo et demande les droits d’administrateur (et l’application Studio pour l’ajout de champ). Si ce n’est pas votre quotidien, transmettez cette section telle quelle à la personne qui administre votre Odoo — interne ou partenaire : la configuration prend moins d’une heure, et vous n’aurez plus qu’à lire le résultat dans votre pipeline.
- L’application IA active dans votre base Odoo (son icône apparaît sur le tableau de bord).
- Le module AI fields installé : Applications, retirez le filtre Applications, recherchez AI fields.
- Odoo Studio pour ajouter le champ, ou à défaut le mode d’édition de la vue formulaire.
- Un CRM alimenté : les messages clients doivent bien arriver dans le chatter des opportunités.
- Un responsable désigné pour traiter les dossiers signalés chaque matin.
Étapes
- Ouvrez le CRM, puis une opportunité comportant déjà des échanges dans le chatter.
- Activez Studio (icône en haut à droite) et ajoutez un champ texte dans la vue formulaire, libellé Sentiment.
- Dans les propriétés du champ, ouvrez la zone de consigne IA et rédigez votre instruction : agis comme expert en analyse du ton et de la relation client ; classe l’échange en positif, neutre ou réservé ; justifie en deux phrases ; cite les extraits qui motivent ce classement.
- Dans cette même consigne, désignez la source de lecture : tapez le mot messages, puis sélectionnez le champ proposé par le sélecteur de champs. L’IA saura ainsi lire le fil de discussion et non le reste de la fiche.
- Quittez Studio, revenez sur l’opportunité et cliquez l’icône IA à côté du champ Sentiment : le verdict et sa justification s’affichent en quelques secondes.
- Décidez de la suite : réattribuez le dossier à un collaborateur expérimenté si le ton est réservé, et planifiez une activité de rappel avec une échéance au lendemain.
- Ajoutez le champ Sentiment à la vue en liste de votre pipeline afin de balayer tous les dossiers du jour d’un seul regard.
- Pour aller plus loin, créez une action automatisée qui remplit le champ à la création de l’opportunité, afin que le classement soit prêt avant le premier contact.
Conseils & pièges à éviter
- Demandez systématiquement la justification et les extraits cités : c’est ce qui permet à votre équipe de juger en dix secondes et de garder la main.
- Le champ éclaire la décision et n’envoie aucun message : la réponse au client reste rédigée par une personne.
- Étendez ensuite la même logique aux tickets d’assistance et aux avis reçus : vous obtenez un baromètre de satisfaction utile pour votre communication.
4. Parlez, l’IA écrit : vos idées captées à la voix
Prérequis
- Un smartphone avec une application d’enregistrement ou de dictée (l’enregistreur intégré suffit pour commencer)
- Un assistant IA capable de lire vos transcriptions (Claude, ChatGPT ou Gemini)
- La charte de ton de la marque (celle des prérequis de la section sur les idées de contenu)
Étapes
- Pendant une semaine, enregistrez vos idées de publication à la voix dès qu’elles arrivent : entre deux rendez-vous, en voiture, après un échange client. Parlez librement, les digressions ne gênent pas — l’IA fera le tri.
- Récupérez le texte de l’enregistrement : sur iPhone, l’application Dictaphone affiche la transcription de vos mémos ; sur Android, l’application Enregistreur de Google fait de même. Copiez ce texte — c’est lui que vous donnerez à l’assistant.
- Collez la transcription dans votre assistant avec votre charte de ton (votre ligne éditoriale), et demandez : « Transforme ces idées en trois propositions de publications dans le ton de la marque, en précisant le réseau visé pour chacune. »
- Relisez, choisissez, ajustez — puis planifiez la publication vous-même : la validation humaine reste la dernière étape avant toute mise en ligne.
Conseils & pièges à éviter
- Précisez toujours le résultat attendu avant de lancer l’IA (nombre de propositions, réseau, longueur) : une consigne claire évite les allers-retours.
- Conservez vos enregistrements : cette matière première enrichit aussi le document de contexte de votre marque (voir la dernière section du guide).
5. Votre contexte est votre avantage
Prérequis
- Un espace partagé accessible aux personnes concernées (Google Drive, SharePoint ou dossier réseau).
- Trente minutes d’entretien avec chacun des responsables d’enseigne.
- Un format simple et unique pour tous les fichiers : un document texte simple (Word ou Google Docs), une page maximum par sujet.
Étapes
- Listez les cinq savoir-faire qui font votre différence : pourquoi les clients reviennent, ce qui fait signer un devis traiteur, ce qui remplit une salle un mardi soir.
- Créez un fichier par sujet : audience, ton de la marque, offres et prix, arguments qui convainquent, faits et chiffres vérifiés, questions fréquentes.
- Interrogez vos responsables et transcrivez leurs réponses telles qu’elles sont formulées : ce vocabulaire de terrain est précisément ce que l’IA ne peut inventer.
- Datez chaque fichier et indiquez la personne responsable de sa mise à jour.
- Le plus simple : déposez une copie de ces documents dans le projet créé à la première section (bouton « Ajouter des fichiers »), et remplacez-la après chaque mise à jour mensuelle. Ajoutez dans les instructions du projet la consigne : « Consulte ces documents avant toute proposition. »
- Fixez un rendez-vous mensuel de trente minutes pour mettre à jour les fichiers à partir des résultats du mois.
Conseils & pièges à éviter
- Préférez six fichiers d’une page à un document de trente pages : l’assistant retrouve mieux l’information utile.
- Séparez ce qui est valable en permanence (ton, offres) de ce qui est ponctuel (promotion du mois) : vous évitez les réponses contradictoires.
- Confiez la mise à jour à une personne nommée : ce patrimoine devient un actif de l’entreprise et reste disponible en cas de changement d’équipe.
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