Agoria formuleerde verschillende strategische behoeften, zowel op het vlak van extern als intern beheer.  

Enerzijds wilde Agoria het beheer van zijn ledenrelaties professionaliseren en centraliseren. Het was essentieel voor de organisatie om effectief gebruik te maken van contactgegevens om gerichte inhoud te verspreiden, relevante uitnodigingen voor evenementen te versturen en de kwaliteit van de geleverde diensten te controleren. Een andere belangrijke doelstelling was om het aantal e-mails te verminderen door communicatie te centraliseren en een uitgebreide geschiedenis van interacties bij te houden in één tool.  

Aan de andere kant had Agoria intern een systeem nodig om de werktijd bij te houden per afdeling, expertisegebied, type consulting en per lid. Er werd ook een meer gedetailleerd budgetbeheerproces verwacht, samen met een gecentraliseerde boekhouding voor twaalf afzonderlijke entiteiten. . 

Voor de organisatie van talloze evenementen, waarvan er alleen al in 2024 1.270 werden gehouden, was een oplossing nodig die het hele proces kon beheren, van planning en websiteregistraties tot logistiek. Tot slot moest ook het beheer van de verhuur van vergaderzalen, die nu exclusief voor leden gereserveerd zijn, gestroomlijnd worden.  

Een bredere uitdaging lag in het vereenvoudigen en waarborgen van de interoperabiliteit van de eerder gebruikte tools. De federatie vertrouwde op meerdere heterogene en inefficiënte softwareoplossingen. De belangrijkste doelstelling was dan ook om het hele informatiesysteem te heroriënteren rond één enkel, betrouwbaar en schaalbaar platform.  

Als gevolg daarvan gebruikt Agoria momenteel een paar externe softwareoplossingen, met name voor hun website, maar Odoo blijft de kern en slaat al hun gegevens op. 

Idealis Consulting ondersteunde Agoria bij haar digitale transformatie door een uitgebreide en op maat gemaakte oplossing te implementeren op basis van Odoo ERP. De aanpak was gebaseerd op een nauwe co-creatie van processen met de interne teams van de federatie. .  

De oplossing werd geïmplementeerd met behulp van standaard Odoo-modules, aangevuld met ontwikkelingen op maat. In totaal werden ongeveer 165 modules en submodules geïntegreerd. Hiertoe behoren met name de Briolab-module, gewijd aan normbeheer, en Survey, gebruikt voor het uitvoeren van interne enquêtes. 

Er werd een aangepaste lidmaatschapsapplicatie ontwikkeld, los van Smart Membership, die geavanceerd lidmaatschapsbeheer mogelijk maakt: het bijhouden van uitgevoerde acties voor elk bedrijf, automatische meldingen (bijv. één maand voor een deadline), redactioneel beheer van blogartikelen gecategoriseerd op thema (kunstmatige intelligentie, human resources, data en analytics, etc.), evenals het associëren van evenementen, artikelen en experts met specifieke onderwerpen.  

Andere geïmplementeerde functies zijn evenementenbeheer, bijhouden van jaarstatistieken, beheer van vergaderruimtes, de standaard tracking tool en een uitgebreide helpdesk. Timesheetbeheer werd ook geoptimaliseerd met een nieuwe intuïtieve rasterweergave. . 

In 2021 werd de migratie naar Odoo V15 voltooid. Voortdurende verbetering wordt gewaarborgd door een toegewijd team dat wekelijks werkt aan het onderhouden en verbeteren van de oplossing. Odoo is nu de centrale opslagplaats voor alle gegevens die Agoria gebruikt.

Het centraliseren van gegevens in Odoo heeft Agoria in staat gesteld zijn productiviteit en teamefficiëntie aanzienlijk te verbeteren. Tijdsbesparingen zijn vooral opmerkelijk dankzij vlottere processen en een vermindering van het aantal gebruikte tools.​ .  

De kwaliteit van de opvolging is aanzienlijk verbeterd, zowel van de interne activiteiten als van de interacties met de leden. Dit resulteerde in een nauwkeuriger budgetbeheer, nauwgezette opvolging van contacten en aangeboden diensten en een toename van de gepercipieerde waarde door de leden. ​ .  

Dankzij deze transformatie kunnen de door Agoria beheerde bedrijven nu worden beheerd binnen één boekhoudkundige en financiële omgeving, wat een belangrijke vooruitgang is in het beheer van meerdere entiteiten.  

Met meer dan 200.000 actieve contacten maakt de geïmplementeerde tool een optimaal gebruik van gegevens mogelijk. Leden profiteren nu van beter gerichte inhoud, relevantere diensten en verbeterde ondersteuning. Deze volledige digitale transformatie versterkt de kernmissie van Agoria: een toonaangevende speler zijn in de ondersteuning van technologische innovatie in België.