L'activité de Polarsun repose sur la gestion de projets techniques, depuis la vente jusqu’à l’installation, la maintenance et le service après-vente, impliquant un suivi précis des interventions, des ressources et des coûts.

Chaque bon de commande génère un projet, qui constitue le socle de l’organisation opérationnelle. Ce projet centralise la coordination des équipes, le pilotage des travaux, le suivi financier et la relation client tout au long du cycle de vie des prestations.

Dans ce contexte, Polarsun avait besoin d’un outil de gestion unique et structurant. La mise en place d’Odoo comme solution centrale visait à unifier les processus de vente, de gestion de projets, d’interventions terrain, de ressources et de finances, autour d’un flux métier orienté projet

Dans le cadre de son accompagnement, Idealis a structuré les processus métiers de Polarsun autour d’un flux projet unifié

• Mise en place d’un processus unifié dans lequel :
  • La création d’un bon de commande déclenche automatiquement la création d’un projet.
  • Le projet devient le point central de suivi des activités (planification, exécution, facturation, rentabilité).
• Gestion complète du cycle client :
  • Prospection et opportunités via le CRM.
  • Conversion en devis et bons de commande via le module Ventes.
• Suivi opérationnel des projets :
  • Planification et suivi des tâches via le module Projet.
  • Gestion des interventions terrain (installations, dépannages) via Service sur site.
  • Suivi des temps prestés via les Feuilles de temps.
• Gestion des achats et des stocks :
  • Approvisionnement du matériel via le module Achats.
  • Gestion des stocks et mouvements de matériel via Inventory.
• Gestion financière :
  • Facturation et suivi comptable via le module Comptabilité.
  • Analyse de la rentabilité par projet.
• Gestion du service après-vente :
  • Support client via Assistance.
  • Suivi des contrats et interventions récurrentes via Maintenance.
• Gestion des ressources :
  • Gestion des collaborateurs via le module Employés.
  • Suivi et gestion du parc automobile lié aux interventions terrain. 
    

Sur le plan technique, Idealis a mis en œuvre une configuration Odoo cohérente et intégrée

• Configuration et interconnexion cohérente des modules Odoo afin de garantir la fluidité des flux métiers.
• Automatisations entre ventes, projets, achats, interventions et facturation.
• Paramétrage des droits utilisateurs selon les rôles (commercial, chef de projet, technicien, comptabilité).
• Mise en place de tableaux de bord et indicateurs de suivi (avancement projets, coûts, marges, charges).

La solution déployée a offert à Polarsun une vision claire et en temps réel de chaque projet, rendant le pilotage quotidien plus simple et plus efficace. Le partage d’informations au sein d’un outil unique a facilité la collaboration entre les équipes commerciales, techniques et administratives, tout en fluidifiant les échanges. 

Cette organisation a permis un meilleur contrôle des coûts et une analyse plus fine de la rentabilité par projet. Elle a également renforcé le suivi des clients et la qualité du service après-vente. Enfin, l’automatisation de nombreux processus a allégé les tâches manuelles et limité les risques d’erreurs, au bénéfice de la performance globale de l’entreprise.