Vous envisagez la comptabilité dans Odoo ?
Voici nos conseils.

Vous envisagez de gérer prochainement votre comptabilité avec Odoo ?

Quelles sont les activités comptables à mener pour démarrer ? Quel est le meilleur timing ? Quelles sont les approches recommandées par notre équipe ?

Démarrage manuel en début d'exercice comptable

Nous recommandons prioritairement cette approche. Voici un plan d'actions à suivre par société à activer. 

Niveau de difficulté:

Activités de base:

Commencez par définir un micro planning au format Gantt: semaines en colonnes; et en lignes: les activités à mener avec qui en est responsable à quelle échéance.

Activez un Odoo: soit en mode SaaS ou bien sur Odoo.SH ou sur un serveur à vous. Installez les apps: Accounting, Documents, Contacts.

Activez les utilisateurs et précisez leurs droits. Installez le package fiscal de la société concernée, nommé "localisation" en langage Odoo.

Complétez les coordonnées de votre société (mentionnez bien le pays) et chargez votre logo.

Créez vos fichiers d'import -format Excel- à partir de votre outil comptable actuel, à savoir:

  • Les fournisseurs

  • Les clients

  • Vos comptes analytiques

  • Vos articles et produits qui sont vendus

Vérifiez et corrigez les différences entre le plan de comptes standard Odoo et votre plan de comptes. C'est peut-être l'occasion de réduire le nombre de comptes, et de vous coller au standard.

Créez manuellement vos journaux. 

Vérifiez et corrigez les différences entre votre plan de taxes et le standard Odoo. C'est peut-être l'occasion de revoir vos codes pour revenir à du standard. Vérifiez aussi les régimes fiscaux.

Importez vos fournisseurs et vos clients. Assurez-vous qu'ils disposent bien d'une adresse, d'un compte bancaire, d'un régime fiscal et de conditions de paiement. Vous devrez créer préalablement vos banques comme des contacts dans le système avec un code BIC.

Importez vos articles. Assurez-vous que vos articles disposent de codes taxes par défaut à l'achat et à la vente, et des comptes comptables de produit et d'achat.

Importez vos comptes analytiques. Il existe plusieurs niveaux. Cette étape demande réflexion. Des encodages analytiques peuvent être automatisés par compte comptable ou par article.

Créez manuellement vos journaux bancaires, en y associant un compte en banque et des comptes comptables. Précisez le mode de paiement: manuel, SEPA, autre.

Activités de reprise:

En démarrant en début d'exercice comptable, votre compte de résultats est à 0. Vous pouvez donc commencer à utiliser Odoo et à encoder, au 1er jour de votre exercice. Sous réserve que les activités de base aient été menées à bien.

Fixez une date de fin d'usage de votre logiciel actuel, date la plus proche possible de la date de fin de l'exercice comptable. Préparez une dernière liste de paiements fournisseurs et exécutez-les auprès de vos banques.

Ensuite, importez les factures ouvertes dans Odoo, au 1er jour de l'exercice, via l'option d'import, sous forme d'OD (la contrepartie est un compte 49 ou 44). Idem coté clients (contrepartie 49 ou 40). Importez ces données dans un journal d'ouverture, ce sera plus propre.

Commencez à synchroniser vos banques avec Ponto (ou un autre provider disponible), ou importez vos fichiers CODA (ou .csv.), au 1er jour de votre exercice. Paramétrez vos modèles de réconciliation automatique. Commencez à réconcilier vos factures de reprise d'encours et vos nouvelles factures encodées.

Vous pouvez commencer à exploiter un bilan, en important une OD d'ouverture temporaire. Laissez-là en brouillon, le temps pour vous de gérer votre clôture dans votre ancien outil. Vous pourrez revenir sur l'OD et la modifier quand vous aurez vos données définitives de clôture/ouverture. Pensez à annuler vos valeurs sur les comptes 49 et/ou 40/44 pour ne pas déséquilibrer vos OD d'ouverture.

Vous pouvez charger le solde des comptes au dernier jour de l'exercice précédent votre démarrage dans Odoo, et exécuter votre première clôture dans Odoo, afin de démarrer l'exercice proprement. Cela permet aussi de disposer facilement d'un exercice précédent. 

Vous pouvez aussi importer des balances mensuelles ou annuelles, via OD, pour disposer de comparatifs.

Importez vos valeurs nettes d'inventaire à la date de reprise, en précisant les durées, le modèle d'amortissement et la valeur déjà amortie. Odoo va recalculer vos amortissements et générer les écritures qui restent, en brouillon.  

Démarrage manuel cours d'exercice comptable

Niveau de difficulté:

Vous pouvez reprendre votre comptabilité avec Odoo, en cours d'exercice. Dans ce cas vous devrez, pour la période concernée:

  • Importer toutes vos factures (clients et fournisseurs) depuis le 1er jour de votre exercice, réimporter vos extraits de banque également sur cette période, et réconcilier à nouveau toutes vos pièces.

  • Charger à nouveaux vos OD: salaires, diverses, crédits, etc.

  • Réaliser un travail de vérification des balances et des numéros de pièces pour vous assurer que l'exactitude de votre reprise.

Cette approche n'est pas à exclure, mais elle demande un temps considérable. Notre expérience nous a appris à nous limiter à trois mois maximum comme période à reprendre.

Import automatique de votre base de données actuelle ?

Niveau de difficulté:

De clients nous demandent régulièrement s'il est possible de reprendre une comptabilité complète depuis un autre outil comptable, dans Odoo, par un 'script' ou autre import sophistiqué.

Il existe une solution Odoo adaptée avec Winbooks. Mais dans tous les cas, nous préconisons l'approche 1 ou 2

Nous travaillons souvent avec des fiduciaires


Suivez nos formations

Upcoming Events

Écrivez-nous

Idealis Consulting